Formalités 1ère embauche et accompagnement RH

Les formalités pour une première embauche

Déclaration préalable à l'embauche et registre unique du personnel

Vous êtes entrepreneur et vous vous apprêtez à recruter votre premier salarié ? Cela fait de vous un employeur. À ce titre vous êtes tenu de respecter des formalités d’embauche.

Dans la mesure où vous n’êtes pas un “particulier employeur”, ni une association ayant recours au chèque emploi associatif, vous avez l’obligation de créer et de tenir un registre unique du personnel. Sur ce registre, qui peut avoir une forme papier comme numérique, vous devez faire figurer les noms et prénoms de tous les salariés, de manière indélébile et par ordre chronologique d'embauche.

Lorsque vous vous apprêtez à recruter un salarié, vous devez également réaliser une déclaration préalable à l’embauche. Cette déclaration doit être effectuée avant le début effectif du contrat de travail. La DPAE permet d'informer les organismes sociaux et administratifs de l'embauche d'un salarié, et contient des informations essentielles telles que l'identité de l'employeur et du salarié, la nature du contrat de travail, la date d'embauche...

Pour en savoir plus sur le registre unique du personnel, vous pouvez vous renseigner sur le site economie.gouv.fr/entreprises. Pour en savoir plus sur la DPAE, vous trouverez toutes les informations nécessaires sur le site de l’URSSAF.

Le contrat de travail et l'exonération première embauche

Vous venez de créer un registre unique du personnel et vous avez réalisé une déclaration préalable à l’embauche pour votre premier salarié. Maintenant vous allez devoir établir un contrat de travail. Pour ce faire, voici quelques conseils :

• Définir le type de contrat : vous devez déterminer le type de contrat de travail que vous souhaitez proposer à votre futur salarié. Les contrats les plus courants sont le contrat à durée indéterminée (CDI) et le contrat à durée déterminée (CDD), mais il existe d'autres formes de contrats spécifiques selon les besoins de votre entreprise.
• Établir le contenu du contrat : le contrat de travail doit comporter certaines informations obligatoires, telles que les coordonnées de l'employeur et du salarié, la nature de l'emploi, la durée du travail, la rémunération, les congés payés... Il est important de rédiger le contrat avec précision et de veiller à ce qu'il respecte la législation en vigueur. Vous pouvez vous aider d’un expert en ressources humaines. À ce titre, Harmonie Mutuelle a mis en place l'accompagnement RH pour vous guider dans l'accomplissement de vos formalités.
• Vérifier les dispositions spécifiques de votre convention collective : le contrat de travail doit se conformer aux dispositions prévues, quelque soit le type de contrat (contrat d’apprentissage, contrat de professionnalisation, CDD…)
• Période d'essai : vous avez la possibilité d'inclure une période d'essai dans le contrat de travail au cours de laquelle vous pouvez évaluer les compétences et l'adéquation du salarié au poste. La durée de la période d'essai ainsi que la possibilité de renouvellement varient selon le type de contrat et la convention collective applicable.

Bon à savoir : si vous êtes en train de recruter votre premier salarié vous avez peut-être entendu parler de l’exonération première embauche ainsi que du plan 1 jeune 1 solution ? Ces deux dispositifs avaient pour objectif d’encourager les entrepreneurs à recruter leurs premiers salariés notamment en leur offrant une exonération des charges patronales pour le premier salarié ainsi que le versement d’une aide d'un montant pouvant s'élever jusqu'à 4 000 euros pour l'embauche d'un jeune de moins de 26 ans. Mais la première mesure a pris fin en décembre 2001 et la seconde en mai 2021, ces dernières n'étant pas remplacées.

Les aides à l'embauche et la protection sociale des salariés

L'exonération première embauche selon le projet de loi du ministre Dominique de Villepin en avril 2006

Le projet de loi "Contrat Première Embauche" de 2006 visait à faciliter l'embauche des jeunes dans les entreprises. Il était réservé aux salariés de moins de 26 ans dans les entreprises privées de plus de vingt employés. Son objectif était de réduire les charges financières pour les employeurs en proposant une exonération de cotisations patronales pendant trois ans pour les premières embauches de jeunes en CDI, ainsi que de créer une "période de consolidation" similaire à la période d'essai en CDI. Le projet a suscité une forte controverse et a été critiqué pour la précarisation de l'emploi des jeunes et l'inégalité de traitement par rapport aux autres salariés.

Finalement, face à cette opposition, le projet de loi "Contrat Première Embauche" a été abandonné en avril 2006, après seulement quelques semaines de débats. Pour autant, de nombreuses aides continuent d’exister pour permettre d’alléger le coût du recrutement. Allégements ou exonérations de cotisations, aides forfaitaires de la région ou de Pôle emploi... découvrez toutes les mesures actives sur le site du gouvernement.

La Sécurité sociale et les caisses de retraite pour les nouveaux salariés

Les nouveaux salariés doivent être affiliés à la Sécurité sociale et à une caisse de retraite dès leur embauche. La Sécurité sociale est un régime obligatoire qui assure la protection sociale des salariés en cas de maladie, d'accident, de maternité... Les cotisations sociales sont prélevées sur les salaires et permettent de financer ce régime.

Quant aux caisses de retraite, elles sont chargées de la gestion des pensions de retraite des salariés. Chaque salarié cotise à une caisse de retraite selon son statut (régime général, régimes complémentaires...). Ces cotisations permettent de constituer des droits à la retraite, qui seront versés lorsque le salarié atteindra l'âge de départ à la retraite.

Il est important pour les employeurs de veiller à effectuer les démarches d'affiliation de leurs nouveaux salariés à la Sécurité sociale et à une caisse de retraite dès leur embauche. Ces organismes fourniront aux salariés les informations nécessaires sur leurs droits et les prestations auxquelles ils peuvent prétendre.

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